Analysera bokföringen i Excel med SIE-data
En SIE-fil innehåller hela bokföringen, men den går inte att räkna på förrän den ligger i en tabell. Så här gör du en SIE-fil till något du kan filtrera, summera och analysera i Excel.
1. Gör om SIE-filen till Excel
Ladda upp filen i SIE till Excel och ladda ner Excelfilen. Du får en flik för varje del som finns i SIE-filen:
| Flik | Innehåll |
|---|---|
| Verifikationer | Varje konteringsrad med serie, nummer, datum, text, konto, debet, kredit, belopp och eventuella kostnadsställen och projekt. |
| Kontoplan | Konton och kontonamn, med kontotyp och SRU-kod när filen har dem. |
| Saldon | Ingående och utgående balans och resultat per konto och år. |
| Kontroll | Jämförelse mellan saldona i filen och vad verifikationerna ger. |
| Information | Företag, räkenskapsår, program och antal poster. |
Datumen är riktiga Excel-datum, så du kan sortera, filtrera och gruppera dem.
2. Börja med kontrollen
Titta på fliken Kontroll innan du räknar. Stämmer saldona överens med verifikationerna kan du lita på underlaget. Avviker något konto beror det ofta på att filen bara omfattar en del av året eller att en verifikationsserie inte exporterades.
3. Gör en pivottabell över verifikationerna
- Markera tabellen på fliken Verifikationer och välj Infoga och Pivottabell.
- Dra Konto och Kontonamn till Rader.
- Dra Datum till Kolumner. Högerklicka på ett datum i pivottabellen, välj Gruppera och markera Månader och År.
- Dra Belopp till Värden och välj Summa.
Resultatet är summan per konto och månad. Positiva belopp är debet och negativa är kredit. Menynamnen kan skilja sig något mellan Excel-versioner.
4. Dela upp på kostnadsställe eller projekt
Använder bokföringen kostnadsställen eller projekt får fliken Verifikationer en kolumn för varje dimension, till exempel Dim 1 och Dim 6. Dra den kolumnen till Filter eller Rader i pivottabellen för att se siffrorna per kostnadsställe eller projekt.
5. Jämför med saldona
Fliken Saldon har ingående balans, utgående balans och resultat för varje konto. För ett balanskonto är förändringen under året utgående balans minus ingående balans. Det ska stämma med summan av kontots belopp i pivottabellen.
Praktiska tips
- Summan av alla belopp på fliken Verifikationer ska bli noll, eftersom varje verifikation balanserar. Det är en snabb kontroll att filen lästs in rätt.
- Vill du filtrera på kontoklass kan du lägga till en hjälpkolumn med de första tecknen i kontonumret. I svensk Excel heter funktionen VÄNSTER.
- Förstår du inte tecknen på beloppen, läs Debet, kredit och balans i en SIE-fil.
- Blir å, ä och ö fel, se Å, ä och ö blir fel i SIE-filen.